Comment mener à bien un debriefing ?

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Si vous travaillez dans une entreprise, vous entendrez sûrement souvent parler de débriefing en rapport avec un projet, un événement de formation ou un team building. On peut définir le débriefing comme le processus d’analyse inverse à la clôture d’un projet qui permet de vérifier la réalisation des objectifs et la criticité du projet entrepris. Ce processus vous aide à reconsidérer la liste des engagements et à vérifier leur application et leur acceptation correcte, ce qui est un grand avantage tant pour l’équipe de conception que pour le client concerné, et à savoir quels objectifs vous remplissez et si vous êtes sur la bonne voie.

Le débriefing est un terme qui vient de l’anglais et qui fait référence à une pratique militaire de compte rendu à la fin de chaque mission. Le dictionnaire Oxford, en fait, traduit le débriefing par “une réunion pour interroger quelqu’un, généralement un soldat ou un espion, sur une mission ou une entreprise accomplie”. Selon le dictionnaire de Cambridge, la signification du débriefing ne se réfère pas seulement au domaine militaire mais ouvre le champ du travail : “une réunion qui a lieu pour obtenir des informations sur un travail particulier qui a été accompli, comme ce qui a été fait avec succès et ce qui ne l’a pas été”.

Ainsi, en quoi consiste exactement le débriefing et comment peut-il être organisé et géré au mieux ? Voici un guide court mais complet.

Debriefing : de quoi s’agit-il et à quoi sert-il ?

Debriefing est un outil d’apprentissage expérientiel rapide et puissant pour améliorer les performances de l’équipe. Lors d’un débriefing, les membres de l’équipe réfléchissent à une expérience récente, discutent de ce qui a bien fonctionné et identifient les possibilités d’amélioration. Dans le même temps, ils tentent d’établir une compréhension commune (par exemple : sur les défis du travail, les responsabilités des membres de l’équipe, la meilleure façon de gérer une situation) et établir des accords pour assurer le succès futur.

Un débriefing peut être effectué après toute expérience de l’équipe. Il est par exemple très utile dans les cas suivants :

  • Le débriefing nécessite peu de planification et peut être effectué périodiquement pour promouvoir l’apprentissage de l’équipe et du chef, aider une équipe à rester sur la bonne voie et s’assurer qu’elle fonctionne efficacement.
  • Tous les membres de l’équipe peuvent participer à un débriefing, qui peut être mené par le chef d’équipe ou par un facilitateur, un consultant, un coach ou un formateur.

Debriefing : points essentiels

Les points les plus importants d’un debriefing sont :

Ces aspects génèrent une itération nécessaire au développement final qui fera que le produit, le service, la campagne ou le projet s’adaptera autant que possible aux besoins du client et du marché.

Le debriefing vous donne alors l’occasion de revenir en arrière et de voir ce que vous n’avez pas fait, ce que vous avez fait de mal ou ce que vous avez fait de mieux. Il vous permet d’intégrer de nouvelles perspectives et suggestions pour le développement de nouveaux briefs, stimulant ainsi davantage la force créative de l’équipe.

Débriefing pour la constitution d’une équipe

Le débriefing est également étroitement lié à la constitution d’une équipe mais aussi à la formation expérientielle. Après une journée passée, par exemple, dans la cuisine ou après une session de team building sur un voilier pour cimenter l’esprit d’équipe et apprendre à travailler ensemble, le débriefing est le moment où vous résumez et commentez ce que vous avez réalisé.

Habituellement, une session de team building est organisée lorsqu’il y a des difficultés de communication et de coordination dans une équipe ou lorsque l’équipe est composée de personnes qui n’ont jamais travaillé ensemble et que vous souhaitez renforcer l’esprit d’équipe. En fait, l’appliquer ensemble à une activité très éloignée de la quotidienneté permet de casser certains mécanismes et d’améliorer les relations entre les personnes.

Il va de soi qu’un team building n’aurait pas beaucoup de sens s’il n’était pas suivi d’une séance de débriefing au cours de laquelle les difficultés éventuelles sont révélées, les points critiques de la journée sont analysés mais aussi celui qui a particulièrement bien fonctionné. Le débriefing peut donc être défini comme un moment de confrontation entre tous les participants, mais il doit toujours y avoir un médiateur capable de guider les participants dans une confrontation constructive qui leur fait comprendre les points négatifs et positifs du groupe de travail.

L’objectif secondaire, donc, mais non moins important, est d’identifier des solutions alternatives pour la résolution des problèmes et des conflits entre les membres du groupe.

Habituellement, le débriefing se déroule en mettant les membres du groupe en cercle, juste pour éliminer toute distinction et hiérarchie entre les participants à la session. Le médiateur est toujours placé à l’extérieur du cercle afin de ne pas influencer la discussion.

Debriefing pour la constitution d’une équipe : le médiateur

Bien entendu, le débriefing exige la présence de tous les participants du groupe. En général, il s’agit d’un groupe de personnes dont le nombre peut varier de cinq à vingt. Un nombre plus important serait contre-productif et pourrait compromettre le succès de la formation de l’équipe et du débriefing. Un autre personnage qui ne devrait pas manquer est le médiateur.

Cet acteur du débriefing a une tâche très délicate. Tout d’abord, il ne doit pas avoir participé activement à la constitution de l’équipe et doit être une personne qui ne fait pas partie de l’entreprise ou de l’équipe individuelle. Son rôle doit être celui de super partes et il doit être chargé de stimuler la discussion et la confrontation entre les membres du groupe, en essayant toujours de garder le ton bas lorsqu’ils ont tendance à se rapprocher trop près.

Lorsque vous choisissez le médiateur qui participera à l’événement, n’oubliez pas de le choisir avec certaines caractéristiques. Il doit notamment posséder d’excellentes compétences en matière de médiation, mais il doit également être capable d’impliquer tous les participants du groupe. Les questions qu’il pose doivent être ciblées, le médiateur doit donc également avoir une certaine sensibilité pour comprendre l’esprit du groupe. Enfin, le médiateur doit écouter et non juger.

Questions lors d’un débriefing de team building ?

Lors d’un débriefing après une activité de team building, la tâche du médiateur est de stimuler la discussion en posant aux participants une série de questions qui déclencheront la discussion. Le choix des questions est très important car poser les mauvaises questions peut inhiber la discussion entre les participants du groupe ou même ne pas faire ressortir les points critiques du travail d’équipe.

Débriefing créatif

Le débriefing peut-il aussi être créatif ? En pratique, un document peut être élaboré pour rappeler tout ce qui a été appris lors de la constitution de l’équipe et dans la réalisation de la discussion qui suit. En fait, la création d’un document de synthèse permet de fixer les concepts et de somatiser les leçons apprises au cours de l’activité.

L’utilisation de la créativité dans ce sens permet donc d’élaborer encore mieux les concepts du jour. On peut donc demander aux participants de représenter ce qui s’est passé pendant la journée par une métaphore, mais aussi d’imaginer par un collage, un dessin, une histoire ce que sera le travail du groupe à la lumière des forces et des faiblesses qui sont apparues pendant la journée de team building. Il est évident que pour une plus grande efficacité, elle doit nécessairement être gérée par un médiateur qui a des compétences spécifiques dans le domaine de référence.

L’endroit où effectuer un débriefing

L’endroit où effectuer un débriefing n’a pas une importance extrême sur les résultats finaux de cette activité. Ce qui importe le plus, c’est le climat à créer lors d’une séance de débriefing et la capacité du médiateur à jouer son rôle. Dans tous les cas, quelques indications approximatives peuvent être données. Si vous devez organiser un débriefing à la fin d’une journée de team building pour des raisons pratiques, vous pouvez le faire directement là où le team building a eu lieu.

En fait, seulement une petite salle ou une salle de classe dans laquelle tous les participants et un président pour chaque membre du groupe. Il peut également être utile d’avoir un tableau noir pour fixer les concepts et les points forts les plus importants qui ont émergé lors de la constitution de l’équipe. Si vous décidez de faire quelques exercices pour améliorer l’esprit d’équipe, il peut être utile d’avoir un peu plus d’espace. Les exercices qui peuvent être réalisés sont, par exemple, la rédaction d’un prospectus publicitaire ou la création d’un sketch ensemble, etc. Si vous le souhaitez, vous pouvez fournir aux participants du groupe tout le matériel approprié pour organiser le travail de groupe.

Dans certains cas, le débriefing est considéré comme si important pour une entreprise qu’il est décidé de le faire dans un lieu exceptionnel. La terrasse panoramique ou le jardin d’une villa, les espaces rustiques d’une ferme ou d’une maison rurale ou encore un endroit avec piscine où, en fin de compte, plonger tous ensemble sont des choix qui font la différence pour un débriefing efficace.